I Jelber har vi ofte dialog med kunderne omkring, hvilke strategier man kan anlægge for at få en mere fleksibel arbejdsstyrke som hurtigt kan tilpasse sig til et skiftende markeder og behovet for nye kompetencer. Samt optimere performance og økonomi. I vores optik, bør denne dialog omfatte alle aktører indenfor marketing, hvorfor at det er vigtigt at kigge på den optimale anvendelse af bureauer, fastansatte og freelancere/interims. Kun herved kan man opnå de overordnede mål om fleksibilitet, evnen til at tilpasse sig skiftende forretningsbehov, performance og kosteffektivitet. Følgende er de elementer, vi mener der bør inkluderes i en sådan strategi:

Talent mix: Strategien bør adressere de specifikke færdigheder og ekspertise, der kræves for at eksekvere marketingplanen, uanset om det er for fastansatte, freelancere eller bureauer. Planen bør inkluderer en stillingstagen til, hvilke kompetencer som er strategiske og forretningskritiske og som bør varetages af permanente ansatte og hvilke som kan varetages af freelancere/interims og af bureauer.

Planlægning: Udvikling af en ressourceplan, der tager hensyn til tilgængeligheden og økonomien for for brug af fastansatte, freelancere og bureauer. Planen bør omfatte en forståelse af den forventede arbejdsbelastning og de ressourcer, der kræves for at opfylde virksomhedens mål

Talent acquisition: En plan for brug af rekrutteringskanaler, udvælgelsesprocesser og onboarding for de forskellige typer af ansatte og samarbejdspartnere

Performance: Etablering af performance matrix og mål for alle medarbejdere uanset deres ansættelsesstatus, samt samarbejdspartnere. Regelmæssige performance evalueringer bør udføres for at vurdere fremskridt og give feedback for at forbedre præstationen. Dette gælder også for freelancere og Interims

Kommunikation: Etablering af klare kommunikationskanaler for alle for at sikre, at de er informeret om virksomhedens mål, målsætninger og fremskridt. Kommunikation bør også adressere eventuelle bekymringer eller problemer, der måtte opstå, herunder feedback, præstation og forventninger. De bedste sørger f.eks. for at freelancere og Interims har adgang til de interne kanaler, inviteres til interne møder, samt for løbende feedback mv.

Kultur: Etablering af en positiv og inkluderende arbejdspladskultur, der værdsætter alle medarbejdere og partnere, uanset deres beskæftigelsesstatus og arbejdssted. Kulturen bør støtte samarbejde, innovation og mangfoldighed. De bedste omfavner både bureauer og freelancere som var de en fuldt integreret del af organisationen

Employer branding: Sørg for at sikre fornuftige og rimelige betingelser ift. timepriser, betalingsbetingelser og sygdom/ferie for alle også interims og freelancere. Vi har tidligere skrevet om vigtigheden af en godt freelance employer brand her. De bedste vi arbejder med tilbyder f.eks. betalte syge- og feriedage til Interims og hjælper os med at kommunikerer deres brand, purpose og strategi. Dette er især vigtigt ift. at rekruttere de dygtigste freelancere i udlandet, som ikke har et stort kendskab til danske virksomheder (udover de allerstørste consumer brands f.eks. LEGO mfl.)

Compliance: Et fast aftalegrundlag for brug  af freelancere inkl. NDA'er, databehandlingsaftaler, adgang til systemer mv.

Teknologi: Brug teknologi til at optimere processer, forbedre kommunikationen og understøtte samarbejdet. Dette inkluderer brugen af værktøjer som projektstyringssoftware, samarbejdsplatforme og kommunikationsværktøjer for at lette arbejdet på tværs af flere teams og placeringer. De bedste vi arbejde med anvender Asana eller andre værktøjer til at styre projekter og kommunikation imellem alle involveret. Dernæst er der ift. freelancerne opsat tidsregistreringssystemer af os, så alle kan følge med i tids- og ressourceforbrug

4. modeller for en mere blandet arbejdsstyrke og brug af freelancere
Ovennævnte er de mere generiske dele af strategien, men ift. rent faktisk at arbejde med en mere blandet arbejdsstyrke har vi udviklet 4 best practice modeller baseret på erfaringer fra, hvordan vores kunder organiserer sig:

1. Brug af solo freelancere/Interims. Dette er den mest anvendte strategi, som gør det muligt hurtigt at skrue op og ned for brug af ressourcer ved spidsbelastninger, sygdom, barsel, projektarbejde eller andet
2. Hyper care. Denne strategi anvendes ofte som et alternativ til brug af bureauer (interne og eksterne), hvor man ønsker at have et fleksibelt og kosteffektivt team til at løse konkrete projekter og opgaver. I denne strategi ligger også anvendelsen af on-site projektledere som håndterer og orkestrere brugen af freelancere i organisationen
3. On-demand teams. Denne strategi bygger på at have et fast team af fastansatte til at varetage strategi, planning, data og projektledelse. Men alt content udvikling varetages af et fast team af freelancere, som er knyttet tæt til virksomheden på faste kontrakter i en længere perioder (år)
4. Decoupling. Nogle virksomheder har adapteret en strategi, hvor fokus er på at anvende bureauer til de mere strategiske og kreative opgaver, men ift. udvikling og implementering entreres der direkte med freelancespecialister for at sikre en nærhed til implementeringen og kosteffektivitet. Dette kræver god projektsyring og et tæt samarbejde mellem alle parter for at være succesfuldt, men det kan sikre en bedre udnyttelse af kompetencer og mere value for money på op til 50%.

Nogle kunder anvender kun en af ovenstående strategier, men mange anvender alle 4 strategier for at sikre fleksibilitet, performance, og optimering af budgetter.

Ræk endeligt ud, hvis du ønsker en mere detaljeret gennengang af de 4 strategimodeller eller blot ønsker at høre, hvordan vi kan hjælpe med en mere blandet arbejdsstyrke hos jer.